従業員からのマイナンバー収集方法

会社は年末調整や社会保険・雇用保険等の手続を行うため従業員(及び扶養家族)からマイナンバーを収集し、保管しなければなりません。その方法についてご紹介いたします。

「個人番号届出書兼管理簿」のご利用

個人番号届出書兼管理簿のご利用によって、

  • マイナンバーを会社に届け出ることがなぜ必要か、従業員の方に簡潔に説明できます(利用目的通知)
  • 従業員、被扶養者のマイナンバーを一括でご通知いただけます(個人番号届出書)
  • 従業員配偶者の委任状付きなので、別途委任状を作成し、依頼する必要がなくなります(委任状)
  • 裏面の記録欄で会社の義務となる利用履歴の記録を行うことができます(個人番号取扱状況記録簿)
  • 用紙をそのまま保管できます(写しをそのまま育成協会にお送りいただくことも可能です)
  • コストがかかりません

「個人番号届出書兼管理簿」

ご提案1
一斉収集のタイミングとして、年末に「扶養控除等申告書」を収集する際に同時配布、同時回収をされるのが会社側、従業員共ご負担が少なく、より確実かもしれません。

ご提案2
実際の収集時にリスクとなる紛失や漏洩を防ぐ策として、専用の封筒をご用意しました。こちらは実費(10枚 300円)にてご希望の会員事業所様にご提供いたしますので、ご希望の場合は育成協会までご連絡ください。(育成協会事務局 0120-788-795)

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